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Mettre en place une cellule de veille Par Carlo Revelli Président Directeur Général de Cybion Tribune publiée dans Veille Magazine juillet 1997 Si vous voulez utiliser ce texte, merci de citer la référence d'origine Un outil concret : Cybion Eye Pour bien comprendre les avantages que peut apporter une cellule ou un observatoire de veille Internet, nous allons décrire un outil qui s'appuie sur différentes technologies existantes. Dans un univers très instable et en perpétuelle évolution, il a été fait le choix délibéré de ne pas se lier à une technologie particulière. Ainsi, en fonction des desiderata des clients, une cellule de veille utilisera certains agents (ou certains logiciels de traitement) plutôt que d'autres. C'est la seule solution pour que les entreprises et les organismes qui décident de faire de la veille sur Internet, puissent tirer favorablement parti de la prolifération d'outils aux performances toujours croissantes. Nous avons précédemment vu (voir p. 7) que l'on peut parler d' intelligence stratégique à partir du moment où une organisation met en oeuvre des dispositifs efficaces afin de collecter, traiter et diffuser les informations pertinentes et fiables indispensables à la prise de décisions. L'intelligence stratégique sur Internet suit exactement la même logique. Collecte des données La collecte de données se situe à deux niveaux. D'une part, il est nécessaire d'identifier les sources pertinentes indispensables à la recherche. La meilleure solution pour optimiser cette phase consiste à utiliser des agents de recherche tout en sachant qu'une synergie avec des experts s'avère indispensable. D'autre part, une fois que les sources ont été identifiées, il faut utiliser des agents de veille afin de surveiller l'évolution des données dans le temps. Chaque fois qu'une information apparemment pertinente est détectée, l'agent lance une alerte et en même temps enregistre les données (textes et images) sur le disque dur. C'est ainsi que peu à peu, les agents de veille recréent en local (au sein du disque dur ou de l'intranet) une sorte de «mini-Internet sectoriel» sur lequel l'utilisateur pourra naviguer sans problèmes de connexion et à partir de rubriques structurées : actualité sectorielle; veille concurrentielle; veille marketing; veille technologique; veille juridique; veille sociétale; etc . Traitement des données L'agent de veille rapatrie généralement énormément de données brutes et l'utilisateur final a souvent du mal à les interpréter efficacement. Différentes phases se succèdent alors. Validation des informations : le responsable de la cellule doit toujours vérifier le rapatriement des données. Normalement, il ne devrait pas y avoir de problème puisque les sources à surveiller ont été identifiées au préalable par un expert. Cependant, une augmentation du «bruit» ou une perte de fiabilité sont toujours possibles, c'est pourquoi il faut être constamment vigilant. Traitement informatique : de nombreux outils permettent d'automatiser cette phase. L'idée est donc de mettre en valeur les informations stratégiques à partir d'une masse importante de données pas toujours pertinentes : indexation: il faut donc d'abord indexer toutes les données avec des outils appropriés qui seront choisis en fonction de la typologie du traitement (bibliométrique ou linguistique) (1); analyse bibliométrique ou linguistique: ensuite, il est fort souhaitable de réussir à donner un sens nouveau aux données recueillies; analyse prospective: enfin, avoir des informations pertinentes doit permettre non seulement de comprendre la situation présente mais aussi et surtout de détecter ces «signaux faibles», porteurs d'avenir, grâce auxquels on pourra envisager des scénarios futurs (2). Grâce à la bibliométrie, il est possible de traiter statistiquement les données. Il s'agit d'une discipline ancienne définie comme «l'application des mathématiques et des méthodes statistiques aux livres, articles et autres moyens de communication» (3) qui s'est développée avec l'essor des bases de données bibliographiques afin de fournir des comptages statistiques sur les auteurs, les organismes de recherche, les mots clés... La scientométrie, apparue en 1979 aux États-Unis, essaye de comprendre, de mesurer et d'évaluer les mécanismes de production scientifique (essentiellement les publications) en appliquant des méthodes statistiques à des masses de données. Plus globalement, à partir de 1987 on parle d' infométrie pour «désigner l'ensemble des activités métriques relatives à l'information, couvrant aussi bien la bibliométrie que la scientométrie» (4) . Il s'agit donc de trier les informations suivant différents critères et d'identifier les données qui sont corrélées. À cette date, il existe de nombreux outils infométriques qui peuvent être appliqués à une cellule de veille Internet (5). En ce qui concerne l'analyse linguistique, son objectif est de permettre de retrouver le plus facilement et le plus rapidement possible une information au sein d'un «océan» de données. Dans le meilleur des cas, cela va être possible par l'application de technologies capables d'interpréter les interrogations en langage naturel. En effet, très rapidement la cellule va sauvegarder sur le disque dur de votre ordinateur ou de votre serveur, plusieurs giga-octets de données issues d'Internet. Il est donc indispensable d'avoir un outil qui, après indexation préalable des données, soit capable de retrouver l'information rapatriée par les agents de veille. De nombreuses technologies existent actuellement sur le marché. D'une part, vous trouvez des outils classiques très complexes, développés indépendamment d'Internet mais qui peuvent traiter les données extraites (Spirit, Topic de Verity...). D'autre part, il existe aussi des outils plus simples et économiques, créés pour l'environnement Internet-Intranet et qui sont vraisemblablement plus adaptés à la cellule de veille Cybion Eye, bien que moins évolués au niveau des capacités en langage naturel (Search de Verity, Search AltaVista de Digital...). Élaboration et synthèse : une fois que l'information a été validée et traitée, il faut l'interpréter afin qu'elle devienne un véritable instrument stratégique d'aide à la décision. Les conclusions pourront être présentées sous différents formats (rapport d'étude, note de synthèse, bulletin d'information, courrier électronique, etc.). Les données collectées sur Internet se transforment finalement en information pertinente indispensable aux choix stratégiques. Diffusion des informations Nous avons déjà souligné que pour qu'une information soit vraiment pertinente, il ne suffit pas qu'elle réponde à un besoin particulier, mais il faut aussi qu'elle puisse être diffusée «au bon moment et au bon interlocuteur». Techniquement, il faut que les données qui ont été recueillies, traitées et interprétées puissent être diffusées au sein de l'entreprise. Il faut distinguer deux cas : Si l'entreprise dispose d'un réseau informatique interne (par exemple d'un intranet), il existe désormais de nombreuses technologies push (voir p. 109) qui permettent de diffuser les informations en fonction des besoins spécifiques de chaque utilisateur. Désormais, l'information peut être transmise par l'intermédiaire de channels (principe du webcasting) ,par des envois de courriers électroniques (6), par la mise en place de forums de discussion électroniques ou de mailing lists internes. Si l'entreprise ne dispose pas d'un Intranet (ou si certaines personnes concernées par la veille n'y ont pas accès), il faudra que les informations soient imprimées de manière à mettre en place des systèmes de revues de presse ainsi que des journaux internes ou des bulletins d'information. En conclusion, le principal avantage d'une telle approche consiste à mettre en place un dispositif de veille complètement ouvert capable d'intégrer différentes technologies, sélectionnées au fur et à mesure de leur apparition sur leur marché en fonction des besoins spécifiques de chaque utilisateur, sans nécessiter un équipement informatique particulier. 1. Rousseau Françoise et Jonquière Anne-Marie, «Infométrie, veille et informatique: des besoins aux solutions», Technologies Internationales, nº 39, novembre 1997. ) 2. Il faut être très prudent sur l'efficacité de ces instruments pour fournir des prévisions efficaces. Nous ne partageons pas trop l'opinion de ceux qui prétendent a posteriori avoir prévu la crise de la vache folle... Comme l'explique souvent Hugues de Jouvenel, nous ne pensons pas que ces outils permettent de prévoir le futur, mais à travers une analyse approfondie de la situation présente, ils peuvent aider des experts du domaine à envisager les différents futurs possibles (les «futuribles»). La présence d'un expert du domaine est indispensable tant pour définir les méthodes de recherche initiales que pour interpréter les éventuels «signaux faibles». 3. Pritchard A.: «Statistical bibliography or bibliometrics?», Journal of documentation, vol. 25, nº 4 décembre 1969. 4. Rousseau Françoise et Jonquière Anne-Marie,op. cit. 5. Le but de cet ouvrage n'est pas de détailler techniquement chacun de ces outils, souvent assez complexes. Ici il est suffisant d'énumérer les plus connus: Dataview du CRRM de Marseille, Tétralogie de l'IRIT de Toulouse (détection et analyse des réseaux de collaboration), Technology Watch d'IBM, Gingo et Umap de Trivium, Sampler de la CISI et le nouveau SemioMap de Semio dont nous avons précédemment détaillé la version Internet. L'avantage d'outils comme SemioMap, c'est qu'ils ont été conçus expressément pour traiter des données issues d'Internet. Son fonctionnement est donc optimisé pour des environnements Intranet. Umap génère des figures appelées «îles de sens» après avoir interrogé plus de 15 moteurs de recherche, avoir éliminé les doublons et avoir rapatrié les documents en local. Même si Cybion Eye peut être utilisé avec n'importe quel logiciel de traitement, il est souvent plus intéressant de le coupler avec des outils comme SemioMap, Sampler ou Umap, qui ont été développés pour l'environnement Internet - Intranet et qui généralement sont beaucoup plus accessibles (techniquement et économiquement) que les autres. 6. .Par exemple, la version 4.0 de l'Internet Explorer de Microsoft permet de recevoir un e-mail chaque fois qu'un site web sélectionné est visité par l'agent interne du browser. D'autres systèmes plus évolués permettent de filtrer les changements par rapport à des mots clés précis (http://www.netmind.com) et peuvent être installés au sein même de l'intranet. Par ailleurs, il est désormais possible d'envoyer des pages html par e-mail sous forme de fichiers attachés qui s'afficheront automatiquement dans la boîte à lettre du destinataire (fonctionnalité introduite avec Netscape 3.0). Voir les agents d'alerte par e-mail p. 107.